Uno de los problemas que se plantean habituálmente en la empresa es la compartición de archivos entre usuarios o incluso con proveedores o clientes. Una de las vías habituales es la del envío por correo electrónico de los archivos. Esta mecánica, aunque inmediata, tiene 2 problemas fundamentales:

• Incremento del consumo de recursos de disco de la infraestructura de correo.

Un archivo enviado en múltiples ocasiones entre los usuarios de correo electrónico puede suponer un problema de espacio si el archivo es muy grande o es enviado a múltiples destinatarios.

• Problemas de seguimiento de la versión actual del documento

A lo largo del ciclo de vida de un documento, se van generando versiones del mismo. Gestionandolas desde el correo electrónico hay muchas posibilidades de que se pierda la referencia de la versión actual.

En infraestructura IBM Lotus Domino se disponía de manera gratuita de Lotus Quick Entry , que permitía gestionar los archivos en un repositorio web. Era una versión limitada en funcionalidades, y sinceramente, únicamente servía para conocer el producto, siendo la versión de pago la realmente útil.

En la actual versión de Domino, la 8.5.3 , disponemos de manera gratuita de IBM Connections Files, un producto similar en concepto a Lotus Quickr Entry, pero con un ambito de funcionalidades mucho mayor. IBM Connection Files forma parte de IBM Connections, el software social corporativo de IBM.

Para qué sirve IBM Connections Files

Antes de seguir leyendo os dejo un video con las funcionalidades de IBM Connections Files.



Como dice el video, Files sirve para "almacenar, compartir, organizar y colaborar con archivos.."

Los archivos están clasificados según sean Mis archivos, los compartidos conmigo,...




Accediendo desde las opciones del menú podemos visualizar listados de los archivos.





Por supuesto las vistas son personalizables.





Tenemos la oportunidad de filtrar el contenido de las vistas según distintos criterios.





Podemo subir nuevos archivos, etiquetarlos y compartirlos desde una única ventana.





Una vez subido el archivo, podemos acceder a él desde las vistas y descargarlo, subir una nueva versión, compartir con alguien adicional,...





El sistema mantiene un registro de las antiguas versiones del documento, que son accesibles desde la información del archivo





Los archivos pueden ser "marcados" para que aparezan en la vista especial "Archivos marcados"





El entorno dispone de una funcionalidad de papelera con opciones de borrado y restauración.





Adicionálmente, se puede hacer uso de carpetas para clasificar los archivos.

Mediante un mecanismo de seguimiento, si nos suscribimos a un archivo, seremos informados cada vez que un documento sea modificado.





Integración con Windows

Mediante IBM Connections Desktop Plug-ins for Microsoft Windows podemos integrar nuestro repositorio de archivos con el explorador de Windows y programas de Windows como MS Office.



Todas las funcionalidades de subir, compartir, nuevas versiones,... están disponibles desde este nuevo interfaz.

Podemos ver las funcionalidades en el siguente video




Integración con Lotus Notes

Otro plugin IBM Connections Files plug-in for Lotus Notes permite integrar Files con el cliente Notes ( versión estándar).



Tendremos la posibilidad de arrastrar archivos desde nuestros mensajes de correo  y "subirlos" a Files al soltarlos en el plugin. Por supuesto todas las funcionalidades del interfaz web también están disponibles en este plugin.

Adicionálmente, la posibilidad de arrastrar archivos desde nuestro plugin a un mensaje de correos. Creará un enlace que apuntará al repostorio web de Files accesible mediante un simple click y que siempre apuntará a la última versión del archivo.




Acceso móvil

Para el acceso móvil, se dispone de aplicaciones nativas tanto para Android como para iOS, con versiones específicas para tableta. Hacer notar que esta ya no es una opción gratuita y requerirá de la adquisición de las licencias correspondientes.

 

 



 

Mediante esta aplicación tenemos acceso a todas las funcionalidades comentadas en puntos anteriores, y además la capacidad de acceder offline a los archivos ya descargados.


Resumiendo

Una extraordinaria herramienta, de las mejores del mercado, para la "socialización" de la gestión de archivos en la empresa, que sirve de puerta de entrada para la transformación de la empresa en una empresa social.... y de coste gratuito para aquellas empresas que ya dispongan de Lotus Domino.

Si requiere de ayuda en el despliegue del producto, le podemos ayudar desde ITTAKA innovacion.